就業規則作成の重要ポイントや就業規則の作成を社労士に依頼するメリットを解説。
コンプライアンス強化、従業員満足度向上を目指す担当者必見の内容です。
就業規則って何？
就業規則とは、企業が従業員に対して設定する職場のルールや労働条件を明文化したもので、賃金、労働時間、休暇制度、服務規程、解雇に関する事項など、職場での基本的な取り決めが明示された規程です。
就業規則を定めることにより、企業側は労務管理をスムーズに行うことができ、従業員にとっても労働条件が明確になることで安心して働ける環境が整います。
トラブルの未然防止や労使関係の円滑化にも寄与するため、企業経営において重要な役割を果たします。
絶対的記載事項と相対的記載事項
就業規則には、法律上必ず記載しなければならない事項（絶対的記載事項）と、任意で記載できる事項（相対的記載事項）があります。
参考：厚生労働省：就業規則にはどのような事項を記載すべきですか。
就業規則の届出が必要な会社とは？
常時10人以上の従業員を雇用している会社は、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務となります。
ここでの「従業員」には、パートタイムやアルバイトも含まれますが、派遣社員は対象外です。
また、この義務は会社単位ではなく、事業所単位で適用されるため、会社全体で10人以上でも、個々の事業所が10人未満であれば作成と届出の義務はありません。
届出を行う際には、労働者代表の意見書が必要です。
就業規則を作成しないことで発生する問題
従業員に懲戒処分できないなど問題行動の対応が出来ないことがある
就業規則がないと、従業員の問題行動に対して懲戒処分ができず、不当解雇や不当な懲戒処分として法的な紛争で会社側が負ける可能性があります。
また、同じ問題行動をした従業員に対して異なる対応をしてしまう可能性があり、不公平感を生む原因となったり、従業員が何をしてはいけないのかが曖昧になり、問題行動の予防効果が薄れることも考えられます。
想定される主な問題行動と就業規則がなかった場合の企業リスク
無断欠勤・遅刻：勤怠ルールが曖昧になり、罰則を課す根拠がない。
職場でのハラスメント：何がハラスメントに該当し、問題なのかの根拠がない。
業務命令違反：業務命令に従わなかった場合でも処罰できない。
情報漏洩：機密情報の取り扱いルールがないため、不正行為への処分が困難。
勤務時間中の私的行為：私用のインターネット利用などに対して対応ができない。
会社資産の私的利用：備品や設備の私的利用に対して処罰できない。
SNSの不適切な利用：会社の評判を損なう行為があっても罰則がない。
副業禁止のルール違反：副業兼業などへの対応が難しい。
従業員が欠勤、遅刻、早退したときの控除の計算ができないことがある
欠勤や遅刻に対する控除を行うためには、就業規則でその計算方法や控除対象を明確に定めておく必要があります。
- 給与控除の法的根拠が不明確
欠勤や遅刻・早退に対する控除を行う方法は複数の方法があり、どの方法で控除を行うかを就業規則で明確に規定しないと従業員に不利益が発生する可能性があります。
- 控除方法が不明確
基本給のみが控除対象か、諸手当も含むのか、時間単位での控除か日単位かなどが曖昧になるため、正確な計算が困難になります。
- 従業員への周知不足
就業規則がないと、控除に関するルールを従業員に正式に通知できず、トラブルの原因となる可能性があります。
参考記事：欠勤控除の正しい計算方法と注意すべき点
パートアルバイトなど非正規雇用の労働条件が不明
パートアルバイトなどの非正規雇用では、正社員とは異なり、従業員ごとに所定労働日や所定労働時間、職務内容が異なることが多いため、それに対応した就業規則が求められます。
- 勤務時間や休日の不明確さ
非正規社員ごとに勤務日や時間が異なるため、それに合わせたルールがないと管理が難しくなります。
- 給与計算や支払い条件が曖昧
時給や日給など、個々の労働条件に応じた計算方法や支払い条件が明確でないと、混乱やトラブルが生じやすくなります。
- 福利厚生や手当の適用範囲が不明確
非正規社員ごとに異なる勤務条件に応じて、適用される福利厚生や手当のルールが明確でないと、不公平感が生まれる可能性があります。
- 遅刻・欠勤に対する懲戒ができない
各従業員に応じた遅刻や欠勤の対応が定められていないと、適切な処分が行えません。
- 退職や解雇がスムーズに行えない
非正規社員の契約更新や終了に関するルールが定められていないと、退職や解雇の際にトラブルになることがあります。
病気休職者の休職期間が不明
病気休職制度は法律で定められていないため、企業が独自にルールを設定する必要があります。
就業規則に休職制度や期間を明確に定めていないと、次のような問題が発生します。
- 休職の条件
どのような病気やケガで休職が認められるのか、また、休職の対象となる条件が定められていないため、休職が必要な従業員に適切な対応ができないことがあります。
- 休職期間の不明確さ
休職の開始時期や限度期間が決まっていないため、いつから休職にしてよいのか？いつまでが期限なのかがわからず、従業員も会社も対応が難しくなります。
- 復職判断の曖昧さ
休職期間が明確でないと、復職のタイミングや判断基準が定められず、適切な職場復帰が困難になります。
- 不公平な扱いのリスク
同じ病状でも従業員によって対応が異なることがあり、不公平感が生じる恐れがあります。
- 経営リスクの増大
休職期間満了時に治癒できなかった場合の対応を決めていないと、不当解雇とみなされ、労働トラブルに発展する可能性があります。
特に、精神疾患などの場合、会社側の対応が問われるリスクが高まります。
参考記事：従業員がうつ病の診断書を持ってきた時の会社の対応
行方不明（音信不通）になった従業員の扱いが不明
- 退職や解雇の判断が困難
いつ退職や解雇扱いにしてよいか、具体的な基準がないと適切な対応ができません。
- 懲戒処分や解雇の基準が不明確
就業規則に行方不明者に対する懲戒や解雇の基準がないと、懲戒を適用できなかったり、不当解雇とされるリスクが高まります。
- 給与や退職金の取り扱いの不明確さ
行方不明者に対する給与の支払いをいつ停止すべきか、退職金をどのタイミングで支払うかの判断が困難になります。
助成金の申請ができないことがある
厚生労働省の多くの助成金では、就業規則の整備が申請要件の一つとなっています。
就業規則が整備されていないことで、助成金の申請資格を失う可能性があります。
就業規則作成のポイントと注意点
最新の法改正の反映
労働関連法は毎年のように改正されており、古い就業規則のままだと法令違反を引き起こすリスクが高まります。
賃金や労働時間、労働条件の変更などが法律に基づいて適切に反映されていないと、従業員とのトラブルや無駄な費用が発生する可能性があります。
厚生労働省のひな型を活用
- そのまま利用しない
モデル規則は一般的な例であり、自社の事業実態に合わない部分がある可能性があります。
特に、残業代の割増率や賞与の支給条件など、適用すると不利になる場合があるため、必ず内容を精査しましょう。
- 必要な項目の追加・調整
モデル規則には自社に必要な規定が含まれていない場合があります。
例えば、特定の業種や働き方に対応する条文や、社内特有のルールなどは自社で追加する必要があります。
- 法令上削除できない条文の確認
ひな型を修正する際、法令上削除してはいけない条文が含まれている可能性があります。削除や改変する際は、専門家に確認を依頼し、法令遵守を確保することが重要です。
トラブルを未然に防ぐために必要な事項
労務トラブルを未然に防ぐために下記のようないくつかの重要な事項を明確にしておくことで、トラブルの発生を抑えることができます。
- 懲戒処分の具体的な規定
懲戒処分を行う際には、どのような行為が懲戒対象になるかを具体的に記載することが重要です。
これにより、従業員が問題行動を起こした際、適切な処分が可能になり、不当解雇や不当な処分として訴えられるリスクを減らせます。
また、明確に定義できない行為にも対応できるように、「その他、前各号に準ずる行為」という一文を加えることが重要です。これにより、新たな問題行動や特殊なケースが発生した際にも、柔軟に対応できます。
- 試用期間の設定
試用期間は、従業員の適性を判断するための重要な期間です。
評価に十分な時間を確保するため、試用期間を長めに設定し、その期間中の禁止行為や本採用の基準を明確にしておくことがトラブル回避に役立ちます。
従業員代表者の意見聴取
就業規則を作成・変更する際には、従業員代表者の意見聴取が必要です。
- 従業員代表者の選出方法
従業員代表者は、必ず民主的な手続きで選出しなければなりません。
具体的には、投票や挙手、持ち回りなどの方法が適切です。
会社が一方的に代表者を選んだり、承諾することはできません。
また、管理職や監督者は代表者にはなれませんので注意が必要です。
代表者の選出方法に不備があると、就業規則の正当性が問われる可能性があります。
- 反対意見の場合
従業員代表者から反対意見が出た場合でも、その意見書を就業規則に添付することで、提出は可能です。
- 意見書の書式
意見書には特定の様式はありませんが、労働基準監督署のウェブサイトで提供されている様式を参考にすると記載漏れを防げます。
定期的な見直しと更新の重要性
就業規則は「生きた文書」であり、定期的な見直しと更新が重要です。
- 社会情勢の変化への対応
社会の価値観が変わる中で、就業規則もその変化に対応することが求められます。
- 企業の成長や働き方に合わせた調整
企業が成長するにつれて、組織や事業内容や働き方が変わることがあります。
そうした変化に対応し、就業規則も企業の現状に即したものへと調整することが必要です。
- 見直しのタイミング
年に1度の定期的な見直しや、法改正、組織変更、労働条件の変更時に就業規則を再確認することが推奨されます。
従業員からの要望や苦情が多い場合も、見直しの好機です。
従業員向け説明会の開催と質問対応
説明会を行うことで、従業員に規則の目的や内容を正しく理解してもらい、トラブルを防ぐことができます。
- 説明会の目的
説明会では、従業員に就業規則の目的や変更点を説明し、従業員の権利や義務を明確に伝えます。
また、労使間のコミュニケーションを促進し、相互の理解を深めることができます。
- 注意点
一方的な説明にならないよう、従業員が理解しているか確認しながら進めることが大切です。
録音や議事録を作成し、いつでも内容を確認できるようにしておくと安心です。
また、欠席者には資料を配布し、個別説明の機会を設けましょう。
- フォローアップ
説明会後も質問や意見を受け付ける窓口を設置し、従業員の疑問に丁寧に対応することで、規則の定着を図ります。
社労士に就業規則作成を外注するメリット
労働法の専門知識や 最新の法改正情報を活用した法的アドバイス
社労士は労働基準法や労働関連法規に精通しており、最新の法改正にも対応した規則作成が可能です。これにより、企業は法令違反のリスクを最小限に抑えられ、トラブルを未然に防ぐことができます。
時間と労力の節約
- 迅速な作成
社労士は就業規則作成の専門家であり、効率的に作業を進めることができます。
自社で一から作成するよりも、短期間で高品質な就業規則を完成させることが可能です。
- 本業への集中
就業規則の作成を社労士に委託することで、人事・労務担当者は自社のコア業務に集中できます。これにより、企業全体の生産性を高めることができます。
- リソースの有効活用
社労士に依頼することで、就業規則作成に割く時間やリソースを他の重要業務に振り向けることができ、結果的に効率的な人材活用とコスト削減が期待できます。
企業の業種・特性に合ったオリジナルな規則の提案
- 業界特有の課題に対応
社労士はさまざまな業界での経験を持っており、各業界に特有の課題に対して的確なアドバイスを提供します。
例えば、労働時間制度や手当、福利厚生の業界標準に基づいた提案が可能です。
- 企業規模に応じた最適化
企業の規模に応じた規則の最適化も、社労士が得意とする分野です。
スタートアップには柔軟な規定を、中小企業には実務的な規定、大企業には詳細なガイドラインを設計します。
- 企業文化の反映
社労士は企業の独自文化や価値観を就業規則に反映させることで、従業員のモチベーション向上や企業への帰属意識を醸成します。
社労士に就業規則作成を効率的に依頼する方法
既存の就業規則や労働条件通知書があれば、相談前に準備しておく
既存の就業規則や労働条件通知書を事前に準備しておくことによるメリット
- 現状把握と分析がスムーズ
既存の就業規則や労働条件通知書を準備していると、社労士は労働条件や制度の実態をすぐに理解でき、法令遵守や改善すべき点を迅速に指摘できます。
これにより、制度と実際の運用にずれがないか確認する質問も効果的に行えます。
- 相談時間の短縮と効率化
事前に準備された文書を基に相談を進めることで、焦点を絞った議論が可能となり、相談時間が短縮されます。
具体的な変更点や追加すべき事項も明確になるため、作成プロセス全体の効率化につながります。
- コスト削減の可能性
既存の文書を活用することで、社労士の作業時間が短縮され、結果的にコストを抑えることができる場合があります。
また、全面的な書き直しよりも、必要な修正のみで済むため費用面でもメリットがあります。
これまでに発生した労働トラブルを記録しておく
これまでに発生した労働トラブルを記録しておくことで、トラブル防止策を強化し、社労士との相談を円滑に進める助けとなります。
- トラブル防止策の強化
過去に発生した労働トラブルを基に、具体的な防止策を就業規則に盛り込むことができます。
再発防止のために必要な条項を追加し、類似の問題を未然に防ぐための規定が強化されます。
- 効率的な相談プロセス
労働トラブルの記録があれば、社労士に具体的な事例を示して実践的なアドバイスを受けることができます。
これにより、会社の課題が明確になり、適切な対策を迅速に提案してもらえます。
- 記録すべき情報
トラブルの記録には、発生日時や場所、関係者の役職や立場、トラブルの具体的な内容と経緯、対応策とその結果、解決後の課題などを含めると、より的確なアドバイスを得られます。
要望を聞いてくれるか確認する
- 理解力の確認
社労士がこちらの要望や意図を正確に理解しているかを確認します。
- コミュニケーションスタイル
対面、電話、メールなど、どの方法でコミュニケーションを取れるかを確認します。
- 対応の速さ
対応や進捗報告が迅速かどうかも確認しましょう。
大まかなスケジュールの確認
- 作成期間の把握
通常、就業規則の作成には2〜3ヶ月程度の期間がかかります。
社労士が規則作成に取り組むための時間やステップを理解しておくことで、無理のないスケジュールを立てることが可能です。
- 打ち合わせの頻度
一般的には、2週間に1度程度の打ち合わせが行われ、就業規則の内容を調整します。
納品形式の確認
どのような納品形式を希望するのか？を考えておき、希望どおりの納品が可能なのかの確認をしましょう。
- 電子データ：Word、PDFなどのファイル形式
- 印刷物: 紙媒体
変更や修正が発生したときの対応を確認
変更や修正が発生したときの対応を事前に確認しておくことにより、スムーズな修正対応が期待でき、追加コストを防ぐことができます。
- 法律改正への対応
法律が改正された場合、社労士からの連絡や対応がタイムリーに行われるかを確認しましょう。
法改正があった際のサポートがあれば、規則の適法性を保つことができます。
- 修正の範囲と期間
作成時の報酬内でどの程度まで修正が可能か、また、その期限についても確認しておくと安心です。
- 費用の確認
規則の変更や修正が必要になった場合の追加費用についても事前に確認しておくことで、計画的な運用が可能になります。
従業員向けの説明会の対応
- 説明会の実施
社労士が従業員向けの説明会を開催してくれるか確認しましょう。
- 資料の作成と質疑対応
説明会用の資料を社労士が作成してくれるか、また、従業員からの質問に対応してくれるかも確認すべきポイントです。
分かりやすい資料と質疑対応があると、従業員の理解度が向上します。
- 複数拠点やシフト制勤務への対応
拠点が複数ある場合や、シフト制勤務の場合にも対応してもらえるか確認しましょう。説明会の開催頻度や方法を調整することで、全従業員に情報を行き渡らせることが可能です。
- 参加できない従業員への対応
説明会に参加できない従業員が出ることもあります。
その場合、社労士が個別の説明や資料配布、オンラインでのフォローアップを提供してくれるかを確認しましょう。
複数の社労士に相談し、見積もりをとる
社労士ごとに価格やサービス内容が異なるため、比較検討することで、自社に最適なパートナーを見つけることができます。
- 社労士の選定
社労士によって得意分野や経験が異なるため、複数の社労士に相談することで、自社のニーズに合った社労士を見極めることができます。
- 見積りの取得
見積りを取ることで、どの社労士がコスト面やサービス内容で最もバランスが取れているかを判断できます。
価格だけではなく、付随するサービスやアフターフォローの内容も確認しましょう。
参考記事：小さい会社や、中小企業に社労士は必要？ 顧問契約の経営上メリット
契約書を交わす
- 業務内容と責任範囲の明確化
契約書を交わすことで、就業規則作成の具体的な業務内容や社労士の責任範囲が明確になります。
また、守秘義務に関する規定も含め、企業情報の保護が確保されます。
- 費用と支払い条件の確認
報酬額や支払い条件、追加費用が発生する場合の条件も契約書で明示します。これにより、費用に関するトラブルを未然に防ぐことができます。
- 納期とトラブル対応
納期や万が一トラブルが発生した場合の対応方法も契約書に記載しておくことが重要です。
口頭での約束は避け、すべて文書化することで、後々の問題を回避できます。
まとめ
就業規則を作成する際の重要なポイントをご紹介しました。
自社に合った就業規則を作成・見直しすることで、職場環境の改善にぜひお役立てください。
