毎月の時間集計が劇的に楽になるクラウド勤怠管理システムとは？紙のタイムカードと何が違う？費用はいくらかかる？？

今やクラウド勤怠管理システムは、多くの企業が導入している重要なシステムです。
導入することで、労働時間の的確な把握やタイムカードの管理など、人的ミスの減少につながります。また、リアルタイムな情報の共有も行うことができ、企業の働き方改革にも繋がります。
本記事ではクラウド勤怠管理システムについて、紙のタイムカードとの違いやクラウド勤怠管理システムで解決できる経営課題について解説していきます。

クラウド勤怠管理システムとは？

インターネットが繋がっている環境であれば利用できる従業員の勤怠管理システムのことです。
インターネット環境があれば場所を問わずアクセスでき、事前にシステムにその会社の勤怠の集計ルールを登録することで労働時間や有給休暇の管理などを自動的に行うことが出来ます。

従来のタイムカードのメリット・デメリット

多くの企業は、これまで、紙のタイムカードで打刻をし、Excelを使って集計や休暇管理を行ってきました。そのタイムカードのメリットとデメリットを整理しました。

クラウド勤怠管理システムでは、どんな経営課題が解消されるのか？

例えば、キング オブ タイムの場合

1. リアルタイムに従業員の労働時間が管理できる。
   インターネットが繋がる環境であれば、リアルタイムで各従業員の出勤状況・労働時間を確認できます。
   多くの店舗や事業所を展開している会社は、場所を移動しなくても、各従業員の労働時間の状況を確認できます。
2. 打刻ミス・2重打刻エラーなどの管理が楽。
   打刻ミスや2重打刻などのエラーがあれば、画面にエラー表示されるため、人が目視で確認する必要がありません。
3. 労働時間の集計が楽。
   その会社の労働時間の集計ルールを事前に登録できるので、労働時間の集計が自動的に行えます。
   Excelに入力したり、電卓を叩いたりすることがなくなり、時間が削減され、人的ミスや担当者のストレスもなくなります。
4. 給与計算ソフトに集計結果を取り込むことが可能。
   APIで自動連携したり、集計結果をCSVファイル形式で出力することができるため、給与計算の効率が各段に上がります。
5. 労働基準法の上限規制に対応できる。
   労働基準法の上限規制に対応し、上限値と警告値を設定できるため、基準に達したタイミングで対象従業員を確認することができます。
6. 有給休暇の付与の自動化。
   従業員ごとの基準日に、勤続年数や出勤率を計算し、有給休暇を付与していきます。
7. 有給休暇の5日以上取得義務の管理が楽。
   年10日以上付与される従業員が年間5日以上有休を取得することが義務付けられました。
   対象従業員に警告基準を設定できるため、基準に該当した従業員がいた場合、警告表示を出すことが出来るため、担当者がメモやExcelで管理する手間が省けます。
8. 有給休暇管理簿の作成が自動化。
   従業員ごとに、毎年、有給休暇管理簿の作成と保存が義務づけられました。有給休暇管理簿も自動作成されます。
9. 不正打刻防止。
   静脈・指紋認証など生体認証システムや、顔認証システムを活用したものがあり、本人以外の打刻は不可能にすることもできますので、不正打刻を確実に防ぐことができます。

クラウド勤怠管理システムを導入する際に注意すること

クラウド勤怠管理は、一見して「導入は簡単そう」と思われがちなのですが、実は意外と失敗している企業が少なくありません。 その原因は「基本的なポイントを押さえていない」ことで、設定がされていないが故に、自動計算できていなかったり、設定が間違っているため、法違反していることが多いです。
導入してからの使い方は簡単なのですが、初期設定にはシステム的な理解と法律・就業ルールの両方の理解が必須です。
一般的な社会保険労務士ではシステムの理解が追いつかず、システム会社の場合にはシステム面では問題ないのですが、法律・就業ルールの理解ができていません。

費用はいくら？

キングオブタイムの場合、毎月の料金は一人あたり300円と、コストも低料金で導入・ご利用いただけます。