テレワークの勤怠管理とは？課題や、その解決方法について

新型コロナウイルスの影響により、テレワークの導入が急ピッチで進みましたが、テレワークを導入した多くの企業では、これまでの勤怠管理方法では対応しきれないという課題も出てきています。
企業には、遠隔地であっても社員の勤務状況を適切に管理する仕組みづくりが求められています。
そこで、今回は、テレワークの勤怠管理における課題とその解決方法についてまとめました。

テレワークの勤怠管理の課題・難しさ

これまでのオフィスでの勤怠管理と異なり、テレワークの勤怠管理は、勤務地が異なるため、従来のタイムカードや出勤簿での管理では勤怠が管理できないことが課題となっています。
企業は、従業員が正しい勤務時間を申告しているかどうかだけでなく、実際にその時間帯に勤務しているかどうか、働きすぎていないかを確認する必要があります。

クラウド勤怠管理システムとは？

クラウド勤怠管理システムは、クラウドベースのソフトウェアを使用し、インターネットさえ繋がる環境があれば、PC、スマホ、タブレットなどのどのデバイスからでもアクセスできるため、従業員はどこからでも出勤・退勤を記録することができます。
また、リアルタイムでデータを取得できるため、管理者も、インターネットが繋がる環境であれば、自宅、会社、その他どこからでも従業員の勤務状況を確認することができます。
また、クラウド勤怠管理システムは、年間の残業時間の集計や、有休取得率の把握など、データを分析し、報告するためのツールも提供されています。これらのツールにより、管理者は従業員の出勤状況、労働時間を簡単に追跡することができます。管理者は、個々のニーズに合わせてカスタマイズしたレポートを作成し、従業員の生産性と効率性についてより深い洞察を得ることができます。

クラウド勤怠管理システムの導入がうまくいかない理由

クラウド勤怠管理システムのメリットは明確ですが、必ずしも成功するわけではありません。

1．初期設定
「クラウド勤怠管理システムを導入したけど、うまく使いこなせない。」「タイムカードと同じように、毎回Excelで手計算している。」といった声をよく聞きます。
その原因の多くが、初期設定と社員教育に問題があります。

クラウド勤怠管理システムでは、企業ごとの就業規則、賃金規程に基づいて勤怠時間を集計するための設定を行うことが出来ますが、システム会社は、会社の就業規則や、労働法のことがわかっていないため、契約企業の言われたとおり初期設定してしまい、思ったような正しい時間計算がされない。また契約企業は会社の就業規則はわかっているが、労働法や、クラウド勤怠システムのことがわかっていないため、十分な設定ができないため、正しい時間計算がされないといった事が起こっています。

2．教育不足
管理者や、従業員への教育が不十分であったり、システムに対する理解が不足していたりすると、誤ったデータを入力したり、システムの使い方がわからなくなったりすることがあります。会社は、すべての従業員がシステムの使用方法について理解できるよう適切なトレーニングを受け、正確なデータ入力の価値を理解していることを確認する必要があります。

3．システムの選定
技術的な問題も、勤怠管理の問題につながる可能性があります。
クラウド勤怠管理システムでも、出来る事出来ない事がシステムによって異なります。
また、接続の問題、ソフトウェアの不具合、入力デバイスの問題は、不正確なデータにつながる可能性があります。
会社は、こうした技術的な問題を未然に防ぎ、迅速に対処するために、信頼性の高いシステムを導入する必要があります。

コステム社会保険労務士事務所のクラウド勤怠管理システム初期設定とは？

コステム社会保険労務士事務所では、労働法の専門家である、かつクラウド勤怠管理システムに精通した社会保険労務士が、企業に代わって、システムの選定から、初期設定、社員教育までを行います。